MENU

Klokkenluider

Europa wil het voor klokkenluiders eenvoudiger maken om onregelmatigheden in een organisatie of onderneming te melden. Met een klokkenluidersrichtlijn wil het melders de nodige bescherming bieden en drempels wegnemen.

Wil jij een melding maken? Hieronder vind je de procedure.

 

1. Wat is de klokkenluidersrichtlijn?

De Europese klokkenluidersrichtlijn regelt de wijze waarop klokkenluiders informatie over inbreuken op het EU-recht, verkregen in een werkgerelateerde context, kunnen melden én de (minimum)bescherming die zij moeten genieten.

Inbreuken op EU-recht kunnen onder andere gaan over overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, milieubescherming, vervoersveiligheid, productveiligheid, volksgezondheid, bestrijding van belastingfraude, sociale fraudebestrijding (vb. GDPR), inbreuken waarbij de financiële belangen van de EU worden geschaad. Het gaat over kwesties die nog niet geregeld zijn door andere specifieke wetgeving.

 

2. Wie kan een melding doen?

Klokkenluiders of melders kunnen zijn: werknemers in de private sector die informatie over inbreuken hebben gekregen in een werkgerelateerde context. Maar ook ex-werknemers, sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, leidinggevenden, consultants/freelancers, bestuurders, leveranciers, klanten.

Een klokkenluider kan melden indien hij redelijke vermoedens heeft over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede poging tot verhulling van dergelijke inbreuken.

 

3. Hoe kan een melding gebeuren?

Een klokkenluider kan melden:

  • Intern: via een intern meldingssysteem in de organisatie
  • Extern: meldingssysteem nationaal of via de overheid
  • Door openbaarmaking van informatie (vb. social media)

Pegode is als organisatie verplicht een intern meldingssysteem op te zetten en een register bij te houden van elke ontvangen melding door een klokkenluider/melder.

 

4. Hoe werkt ons intern meldingssysteem?

Er zijn twee meldingsbeheerders: Hans Bridts en Veronique Caeyers. Zij zijn onafhankelijk, onpartijdig en zij volgen meldingen zorgvuldig op.

Meldingen kunnen zowel mondeling (vb. telefoon, fysieke ontmoeting) als schriftelijk (via post maar ook digitaal) gebeuren.

We garanderen de beveiliging van de identiteit van de melder en eventueel in de melding genoemde derden. De meldingsbeheerders mogen niet zonder de uitdrukkelijke en vrije toestemming van de melder zijn identiteit bekend maken aan anderen dan die welke gemachtigd en bevoegd zijn om de melding te ontvangen of op te volgen. Niet gemachtigden hebben geen toegang tot de informatie.

Verwerking van gegevens gebeurt conform GDPR (niet-relevante persoonsgegevens worden gewist ifv minimalisering van gegevensverwerking).

 

5. Welke procedure?

 Ontvangst van de melding:

De melder doet een melding bij de meldingsbeheerder, mondeling (via telefoon of fysiek overleg) of schriftelijk (via post of mail). Hij beschrijft wat er is gebeurd, wanneer en waar. Bewijsstukken (vb. foto’s) kunnen mee bezorgd worden.

De meldingsbeheerder bevestigt de ontvangst van de melding aan de melder binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding.

1. Intern onderzoek naar de melding:

Dit gebeurt confidentieel. De meldingsbeheerder contacteert Acerta, die nagaat of de melding onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersrichtlijn valt. Ofwel treedt Acerta op als expert en voeren zij het onderzoek, ofwel verwijst Acerta door naar een expert om het onderzoek te voeren. De meldingsbeheerders en de expert stemmen met elkaar af over het onderzoek.

2. Beslissing of feedback:

Ten laatste 3 maanden na de ontvangstbevestiging geeft de meldingsbeheerder feedback aan de melder. (Dit moet nog geen volledige beslissing zijn of nog geen afronding van het onderzoek.)

3. Follow up van de melding:

De meldingsbeheerder geeft opvolging aan de melder (stand van zaken, volgende stappen, rapportering).

 

6. Registratie van meldingen

We houden een register bij van elke ontvangen melding, zonder de identiteit van de melder.

Er wordt verslag gemaakt van aard van de melding en de concrete afhandeling ervan. Verslagen worden bewaard in een eigen afgesloten kast op de werkplek van de meldingsbeheerder of digitaal in een vertrouwelijke map (toegang enkel voor de meldingsbeheerders).

Verslagen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk: ze worden bewaard zolang het proces loopt en dit tot het einde van het lopende kalenderjaar. Verslaggeving wordt vernietigd/verwijderd na anonieme opname in het digitaal register. Het register wordt 5 jaar bewaard.

Mondelinge meldingen (telefoon/fysieke ontmoeting) kunnen opgenomen worden met instemming van de melder ofwel kan er een nauwkeurig schriftelijk verslag gemaakt worden.

De melder krijgt steeds de mogelijkheid om de schriftelijke verslagen na te lezen en te corrigeren.

 

7. Bescherming van de melder

Enkel melders die gegronde redenen hebben om aan te nemen dat hun informatie over de inbreuk juist is, worden beschermd.

Volgende derden worden ook beschermd: facilitators die de melder bijstaan, derden die verbonden zijn met de melder (vb. collega’s, familieleden die de melder bijstaan).

Zij zijn beschermd tegen represailles: een indirecte of directe handeling of nalatigheid (ook bedreigingen of pogingen tot) naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot de ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden (vb ontslag, schorsing, degradatie).

Elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden, met name op de volgende zaken zijn uitdrukkelijk opgenomen in de wetgeving:

  • schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
  • degradatie of weigering van bevordering;
  • overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
  • het onthouden van opleiding;
  • negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
  • het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
  • dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
  • discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
  • niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
  • niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
  • schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
  • opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
  • vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten; intrekking van een licentie of vergunning;
  • psychiatrische of medische verwijzingen.

Een werknemer die toch represailles ondervindt als gevolg van een melding die gebeurde in overeenstemming met de regels van de wet, heeft recht op een schadevergoeding tussen 18 en 26 weken (6 maanden loon indien werkzaam in de financiële sector; geen cumul met cao nr. 109 mogelijk).

Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor onjuiste verklaringen indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat melding nodig was om een inbreuk te onthullen.

 

8. Ondersteuningsmaatregelen voor de melder

De melder kan zich laten bijstaan door de meldingsbeheerders en de expert. Deze bezorgen de melder steeds duidelijke/onpartijdige informatie en de nodige ondersteuning.

 

9. Contactgegevens meldingsbeheerders

 

Via deze nota lichten we medewerkers in over het intern meldingssysteem voor klokkenluiders in Pegode.

Via onze website lichten we ook anderen in over het intern meldingssysteem voor klokkenluiders in Pegode.

Terug